Als Sekretär/in in einem Hotel beginnst du deinen Tag typischerweise damit, dass du die eingegangenen Buchungswünsche überprüfst und bearbeitest. Diese Anfragen erreichen dich auf verschiedenen Wegen: Online, per E-Mail, schriftlich oder auch direkt am Telefon. Es ist deine Aufgabe, die gewünschten Zimmerbuchungen sorgfältig zu erfassen, dabei beachtest du auch besondere Anforderungen wie Gruppenbuchungen oder spezielle Wünsche von Messebesuchern.
Du berätst die Gäste ausführlich, sei es am Telefon oder schriftlich per E-Mail, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse verstanden und bestmöglich erfüllt werden. Dazu erstellst du individuell angepasste Angebote, die auf die jeweiligen Anfragen zugeschnitten sind.
Ein weiterer wichtiger Teil deiner Arbeit ist das Führen der Reservierungskorrespondenz. Du versendest Buchungsbestätigungen und stellst sicher, dass alle notwendigen Informationen korrekt und klar kommuniziert werden. Du erstellst die Pläne zur Zimmerbelegung und informierst den Empfang über die Ankunftszeiten der Gäste, damit alles reibungslos ablaufen kann.
Auch wenn es um Umbuchungen, Stornierungen oder ähnliche Änderungswünsche geht, bist du die erste Anlaufstelle. Du bearbeitest diese Anfragen effizient und kundenorientiert, um eine hohe Zufriedenheit der Gäste zu gewährleisten.
Sollten Beschwerden auftreten, nimmst du diese ernst und arbeitest aktiv an Lösungen, um eventuelle Probleme zu klären und das Wohlgefühl der Gäste wiederherzustellen. Dein Ziel ist es stets, einen exzellenten Service zu bieten und sicherzustellen, dass sich die Gäste wohl fühlen und gerne wiederkehren.
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Weiterbildungsmöglichkeiten | Vollzeit | + weitere Benefits mehr erfahren Heute veröffentlichtW.A.F. Institut für Betriebsräte-Fortbildung | Tutzing
Vollzeit | + weitere Benefits mehr erfahren Heute veröffentlichtAls Sekretär/in in einem Hotel bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen den Gästen und der Unterkunft. Deine Hauptaufgabe ist es, Reservierungen anzunehmen, die auf unterschiedlichen Wegen eingehen können – sei es online über Buchungsplattformen, per E-Mail, direkt persönlich oder durch ein Telefonat.
Du kümmerst dich sorgfältig darum, die Zimmerreservierungen in das Buchungssystem des Hotels einzutragen. Dies erfordert Aufmerksamkeit und Genauigkeit, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und die Gäste die Zimmer und Leistungen erhalten, die sie erwarten.
Ein weiterer wesentlicher Teil deiner Arbeit ist die Bearbeitung von Anfragen. Du stehst im direkten Kontakt mit den Gästen, um deren Bedürfnisse zu verstehen und passende Angebote zu erstellen. Dabei ist es wichtig, dass du dich gut mit den Dienstleistungen und Möglichkeiten des Hotels auskennst, um individuelle und ansprechende Vorschläge unterbreiten zu können.
Du erstellst auch Zimmerbelegungspläne und organisierst bei Bedarf Umbuchungen oder Stornierungen. Diese Pläne sind essentiell für die effiziente Verwaltung der Zimmerkapazitäten und helfen dabei, Überbuchungen oder Leerstände zu vermeiden.
Zusätzlich zum direkten Gästekontakt kümmerst du dich um den administrativen Schriftverkehr. Dazu gehört das Versenden von Buchungsbestätigungen und das Bearbeiten von Reklamationen, was sowohl diplomatisches Geschick als auch eine schnelle Reaktionsfähigkeit erfordert.
Schließlich bist du verantwortlich dafür, Ankunftspläne zu erstellen und diese an das Rezeptionspersonal weiterzuleiten, damit eine reibungslose Ankunft der Gäste gewährleistet ist.
Insgesamt erfordert der Beruf des Sekretärs eine hohe Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke und Kundenserviceorientierung. Du spielst eine entscheidende Rolle dabei, den Gästen einen angenehmen Aufenthalt zu ermöglichen und den reibungslosen Betrieb des Hotels zu unterstützen.
Als Sekretär/in im Hotelgewerbe bist du hauptsächlich in Büroumgebungen tätig. Diese Position erfordert Organisationstalent und eine hohe Kommunikationsfähigkeit, da du für die Annahme und Bearbeitung von Buchungen zuständig bist. Dein Arbeitsplatz ist in der Regel fest in einem Hotel oder einer ähnlichen Einrichtung eingerichtet, wo du direkten Zugang zu allen notwendigen Systemen und Datenbanken hast.
Zusätzlich zur Büroarbeit gibt es auch die Möglichkeit, teilweise oder vollständig im Homeoffice zu arbeiten. Dies kann besonders attraktiv sein, wenn du flexibel in deiner Arbeitsgestaltung sein möchtest und es die betrieblichen Rahmenbedingungen zulassen. Das Arbeiten von zu Hause bietet die Möglichkeit, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren, erfordert aber auch ein hohes Maß an Selbstorganisation und Disziplin.
In der Hotellerie, zu der Hotels, Gasthöfe und Pensionen zählen, findest du als Sekretär/in vielfältige Beschäftigungsmöglichkeiten. Jede dieser Einrichtungen hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen und Kundenkreise, was deinen Arbeitsalltag abwechslungsreich und interessant gestaltet. Du wirst mit unterschiedlichsten Buchungssystemen und Gästeanfragen umgehen, was deinen Job dynamisch und herausfordernd macht.
Deine Hauptaufgabe wird es sein, Reservierungen zu bearbeiten, Gästefragen zu beantworten und Lösungen für etwaige Buchungsprobleme zu finden. Dabei bist du oft die erste Anlaufstelle für Gäste und spielst eine entscheidende Rolle dabei, ihren Aufenthalt so angenehm wie möglich zu gestalten. Dein Beitrag ist somit nicht nur administrativ, sondern auch wesentlich für die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Gäste.
Als Sekretär/in im Hotelgewerbe stehen dir viele Türen offen, um beruflich aufzusteigen und deine Karriere weiterzuentwickeln. Eine Möglichkeit ist die Aufstiegsweiterbildung, bei der du Qualifikationen wie Hotelmeister/in oder Tourismusfachwirt/in erwerben kannst. Diese Weiterbildungen bereiten dich darauf vor, höhere Verantwortung zu übernehmen und eventuell eigene Teams oder Abteilungen zu leiten.
Neben den beruflichen Weiterbildungen besteht auch die Option, dein Wissen durch ein Studium zu vertiefen. Studiengänge im Bereich Hotelmanagement oder Tourismusmanagement bilden dich nicht nur fachlich weiter, sondern erweitern auch deine Kompetenzen in Betriebswirtschaft und Kundenmanagement. Selbst wenn du ursprünglich keine schulische Hochschulzugangsberechtigung hast, gibt es Möglichkeiten, sich über berufliche Qualifikationen und bestimmte Bedingungen dennoch für ein Studium zu qualifizieren.
Die konkreten Aufstiegsmöglichkeiten in deinem Beruf umfassen Positionen wie Hotelmeister/in, bei dem du das operative Geschäft in einem Hotel leitest, oder als Fachwirt/in - Tourismus, wo du dein Wissen speziell im Tourismusbereich erweitern und anwenden kannst. Eine weitere sehr gefragte Qualifikation ist die des Betriebswirts/in spezialisiert auf das Hotel- und Gaststättengewerbe, was dir ermöglicht, auch in der höheren Managementebene tätig zu sein. Darüber hinaus bieten die Studiengänge in Hotelmanagement und Tourismusmanagement eine solide Grundlage, um in größeren Strukturen oder international tätig zu sein.
Indem du dich für Weiterbildungen und Studiengänge entscheidest, sicherst du nicht nur deine berufliche Zukunft, sondern eröffnest dir auch neue Perspektiven in einem dynamischen und stets wachsenden Feld.
Wenn du eine Karriere im Hotelgewerbe anstrebst und speziell an der Position der Sekretärin interessiert bist, gibt es verschiedene Ausbildungs- und Berufslaufbahnen, die dich zu diesem Ziel führen könnten. Hier erfährst du mehr über die verschiedenen Ausbildungsmöglichkeiten und berufliche Einsatzgebiete, die dich ideal für die Position der Sekretärin in einem Hotel vorbereiten.
Staatlich geprüfter Assistent für Hotelmanagement
Eine spannende Option ist die Ausbildung zum staatlich geprüften Assistenten für Hotelmanagement. Diese Ausbildung bietet dir eine breit gefächerte Basis in der Hotelbranche, inklusive Einblicke in die Bereiche Reservierung, Kundenbetreuung und Eventmanagement. Mit diesem Abschluss bist du nicht nur für die Tätigkeit in der Reservierung qualifiziert, sondern auch flexibel einsetzbar in anderen Bereichen des Hotelmanagements.
Ausbildung zum Hotelfachmann/zur Hotelfachfrau
Eine klassische und sehr beliebte Ausbildungsmöglichkeit ist die zum Hotelfachmann oder zur Hotelfachfrau. Diese Ausbildung vermittelt dir umfassendes Wissen über alle operativen und administrativen Abläufe im Hotel. Dazu zählen natürlich auch die Reservierungen. Praktische Erfahrung am Empfang und im Umgang mit Buchungssystemen macht dich zum idealen Kandidaten für die Position der Sekretärin.
Hotelkaufmann/
Auch die Ausbildung zum Hotelkaufmann oder zur Hotelkauffrau bereitet dich gut auf die Arbeit in der Reservierungsabteilung vor. Diese speziellere kaufmännische Ausbildung im Hotelgewerbe legt einen stärkeren Fokus auf das finanzielle, büro- und personalverwaltende Management in Hotels, umfasst aber auch die essentiellen Fertigkeiten für die Reservierung und Kundenbetreuung.
Kaufmann/Kauffrau für Hotelmanagement
Als Kaufmann oder Kauffrau für Hotelmanagement erlernst du spezifische Fähigkeiten, die direkt auf die Verwaltung und das Management in Hotels ausgerichtet sind. Dies umschließt auch tiefgreifende Kenntnisse in der Organisation und Verwaltung von Reservierungen, was dich besonders qualifiziert für den Posten der Sekretärin macht.
Weitere Berufliche Einsatzmöglichkeiten
Neben den klassischen Ausbildungsberufen gibt es auch weitere Berufswege, die dich an dein Ziel bringen können. Beispielsweise als Hotelsekretär/in bringst du die für die Reservierung erforderlichen administrativen und organisatorischen Kompetenzen mit. Auch der Bereich des Revenue-Managements, der sich mit der Optimierung von Einnahmen und Auslastung des Hotels beschäftigt, kann eine interessante Perspektive sein, um spezialisiertes Wissen für die strategischen Aspekte der Reservierung zu entwickeln.
Fazit
Die Vielfalt der Ausbildungs- und Berufsoptionen bietet dir viele Wege, um als Sekretär/in erfolgreich zu sein. Wähle den Weg, der am besten zu deinen Interessen und Stärken passt, und du wirst eine erfüllende Karriere im Hotelgewerbe haben.
